Sarnaselt äriühingule on ka mittetulundusühingu puhul tähtis sõnastada turundus- ja kommunikatsioonialased eesmärgid, et olla nähtaval ning saada seeläbi oma tegevusele laiemat kõlapinda. Laiemas avalikkuses tuntud olek ja positiivne maine võimaldavad oma mittetulundusühingule leida kergema vaevaga toetust – nii inimeste kui rahaliste vahendite näol.
Läbimõeldud ja oskuslik turundus- ning kommunikatsioonialane tegevus on mittetulundusühingute eduka toimimise alus.
Organisatsiooni kommunikatsioon hõlmab järgmisi tegevusi:
- Sõnumite ja teabe sõnastamine
- Infokanalite valik – teabelevi ja sõnumite esitamise organiseerimine
- Info saatmine organisatsiooni ja tema toodetest või tegevustest
- Organisatsiooni pildi ehk imago loomine ja arendamine
- Organisatsiooni visuaalse identiteedi järgmine ja arendamine
- Organisatsioonile oluliste kontaktide loomine ja hoidmine
- Organisatsiooni sisekultuuri kujundamine, hoidmine ja arendamine
- Teabe hankimine
- Juhtkonna informeerimine organisatsiooni puudutava avaliku arvamuse eelistustest ja selle muutumisest
Organisatsiooni kommunikatsiooniplaan
Kommunikatsiooniplaan sisaldab ülevaadet kellele, miks, mida, millal ja kuidas organisatsioon kavatseb öelda. Sõnastatakse eesmärgid ja konkreetsed tegevused sihtrühmani jõudmiseks.
Kommunikatsiooniplaan sisaldab:
- Ülevaadet organisatsioonist – tegevusest, eesmärkidest, inimestest ja nende rollidest
- Ülevaadet organisatsiooni strateegiast – sõnastatakse missioon, visioon, väärtused
- Väliskeskkonna analüüsi – kirjeldatakse sihtrühma ja huvigruppe, meedia ja avalikkusega suhtlemise põhimõtteid. Antakse kõikide osapoolte täpne kirjeldus, millist infot ja millal edastatakse
- Sisekeskkonna analüüsi – kellele ja millist infot edastatakse, millised on erinevad sihtgrupid – liikmed, juhtorganid, personal jne
- Kommunikatsiooni eesmärke – kirjeldatakse üldiseid eesmärke, sise- ja väliskeskkonna eesmärke, sihtgruppide/huvigruppidega seotud eesmärke. Sõnastatakse põhisõnumid ning tegevusprioriteedid
- Eesmärkide hindamise kriteeriume
- Konkreetset tegevuskava koos eelarvega
- Kommunikatsioonikanalite ja vahendite loetelu: meetodid, mille kaudu sõnumid sihtgruppideni edastatakse
Organisatsiooni sisekommunikatsioon
Organisatsioonisisene ehk sisekommunikatsioon on demokraatlik, kahesuunaline, tasakaalustatud kommunikatsioon, kus mõjutamise asemel toimub personali kaasamine ja kommunikatsioonis osalemine. Tugev põhitegevusele orienteeritud sisekommunikatsioon on vundament ka väliskommunikatsiooni edukusele – kui asjad ühingu sisemises infovahetuses on korras, saab hakata rääkima tulemuslikust väliskommunikatsioonist.
Sisekommunikatsioon aitab töötajatel ja liikmetel tunda end ühingu tegevusse kaasatuna, informeerituna, motiveerituna ja rahulolevana. Liikmetel on oluline teada ja tajuda, et nende arvamusest hoolitakse ning neid võetakse kuulda.
Kuidas peaks sisekommunikatsioon olema korraldatud?
- infovahetus toimub igal suunal ning tasanditevaheliselt (juhtkonnalt alluvatele ja vastupidi, töötajatel omavaheliselt)
- ülalt-alla infot võiks väljastada pigem rohkem kui vähem. See aitab vältida infosulgu ning hoiab liikmed kaasatuna organisatsiooni töösse.
- liikmete väärtustamise üks põhimõtteid on, et neid informeeritakse teistest sihtrühmadest enne või vähemalt samal ajal. Tasub silmas pidada, et informeerimisel on nii positiivsed kui negatiivsed uudised võrdselt tähtsad.
Sisekommunikatsioon peaks puudutama nii otsest töökorraldust kui elementaarset informeerimist – näiteks memo juhtkonna otsustest, ühingu tööd puudutavatest kohtumistest; kolleege ja liikmeid puudutav info, näiteks uue kolleegi/liikme tutvustus; uued projektid ning ka lähenevad üritused; samuti ülevaadet juba toimunud olulisematest kohtumistest ja uutest arengusuundadest.
Sisekommunikatsiooni vahendid:
- Isiklik suhtlemine (võib jääda väheseks, kui organisatsioon on suur)
- Telefonikõne
- Infolist, e-kiri, tavaline kiri (puuduseks tagasiside andmise keerukus)
- Koosolekud (suurema info otseseks edastamiseks sobilik, kuid aruteludes osalevad tavaliselt vähesed)
- Siseajaleht (puuduseks võib olla selle ebaregulaarne või liiga harv ilmumine)
- Üritused (puuduseks võib olla nende liiga harv toimumine)
- Teadetetahvlid (puuduseks tagasiside andmise keerukus)
- Dokumendihaldus (hea ja kiire detailse info edastamise vahend)
- Ühingusesisene e-kirja inforing (saab asendada välkkoosolekuid, kuid eeldab kokkuleppeid ja arvamuseavaldusi igalt töötajalt)
- Sotsiaalmeedia (grupi loomine Facebookis, Google Drive võimalused, Skype jms)
Eriti oluliseks muutub ladus sisekommunikatsioon muudatuste ajajärgul. Kui ühing ei korralda infokoosolekuid, võib selle asemel saata näiteks iganädalast infokirja, milles muuhulgas on info tähtaegadest, lähetustest, suurematest koosolekutest. Infokirjas antav teave peaks olema esitatud lühidalt ja konkreetselt, et sisust ülevaate saamine ei võtaks töötajatelt kauem aega kui mõned minutid.
Sisekommunikatsioon puudutab tihti ka meelelahutusliku tegevuse korraldamist. Näiteks tasub organiseerida ühingu suvepäevi ja jõulupidu, kus ühingu liikmed saavad vabas keskkonnas omavahel suhelda. Enamasti paraneb selle tulemusel ka ühingu sisekliima ja suureneb koostöövalmidus.
Millised on sisekommunikatsiooni takistavad tegurid?
- Sõnumi ebaselge sõnastus.
- Kommunikatsioonikliima: edukaks kommunikatsiooniks on vaja, et ühingu liikmed räägiksid organisatsioonist ühtemoodi, sõnumid ei läheks vastuollu, liikmed oleksid adekvaatselt informeeritud ja hindaksid oma organisatsiooni avatuks.
- Kommunikatsioonivõrgustik: näitab kuidas me sõnumeid levitame. Kas võrgustik on funktsionaalne või mitte, milliseid norme ja reegleid kasutatakse ning kas sõnumeid segab infomüra.
- Kommunikatsiooni hulk: liiga suure infohulga edastamise korral ei ole inimesed võimelised seda vastu võtma.
- Kommunikatsiooni suund: osutab info sisust lähtuvale info liikumise suunale. Näiteks ülevalt alla liikuv sõnum näitab juhtimistegevust, horisontaalselt liikuv sõnum inimestevahelist koostööd ja üles minev info töötajate kaasatust ja rahulolu.
Ühingu turundamine ja väliskommunikatsiooni võimalused
Erinevalt äriorganisatsioonidest ei ole vabaühendustel erilist rahalist ressurssi (ja ka inimressurssi) turunduse tarbeks. Seetõttu jäävad paljud väärt algatused, ideed ja probleemid vaid kitsa ringi teadmiseks ning paljud, kes vabaühenduse tegevuse vastu oleks muidu huvi tundnud, elavad teadmatuses.
Väliskommunikatiooni võimalused:
- Koduleht
- Jälgi, et ühingul oleks koduleht, mis annab ühingule midagi juurde.
- Mõtle selgeks, mida soovid veebilehe kaudu saavutada. Kui see on toetajate huvi äratamine, siis peaks olema fookuses probleem, mida organisatsioon lahendab, selgitus, miks organisatsiooni pakutud meetodid on mõjusad, ning üleskutse panustamiseks. Kui eesmärk on pakkuda teenuseid abivajajatele, siis peab sisu ja sõnumid koostama vastavalt.
- Ühtne identiteet
- Visuaalne identiteet annab tuntusele väga palju juurde. Jälgi läbivalt samu värve, sümboleid, kirjastiile, muusikat ja keelepruuki, need elemendid hakkavad äratuntavaks muutuma. Lisaks sellele lisab järjepidevus visuaalsetes lahendustes usaldusväärsust.
- Põhiline lähtekoht visuaalse identiteedi loomisel: otsusta, millist inimest sooviksid kõnetada, ning püüa olla selline, et temaga kõige paremini samastuda. Kasuta meeskonnakaaslaste ja võimalusel ekspertide abi.
- Sotsiaalmeedia kaasamine
- Postita üksnes tõeliselt põnevat ja valjalikku sisu (sihtrühma seisukohalt), isegi kui seda on harvem.
- Kuna sotsiaalmeedia infovoog on tihe, siis on suur tõenäosus, et postitus jääb märkamata.
- Kui postitad liiga tihti inimeste jaoks väheolulisi sõnumeid, kahaneb nende tähelepanu Sinu postituste vastu märkimisväärselt.
- Sisuturundus
- Tegevuste kirjeldus pakub huvi äärmiselt kitsale ringile.
- Selleks, et Sinu ühingu tegevusele tähelepanu pöörataks, peab sihtgrupp saama aru, millist probleemi see lahendab. Räägi probleemist, mitte endast, see aitab teadvustada vajadust.
- Sisust, ei ole kasu, kui see jääb ainult kodulehele, kus seda näevad vähesed. Eesmärk on selles, et blogipostitust, videot või infograafikut näeks rohkem inimesi. Selleks peab võtma appi mitmed abijõud – alates sotsiaalses meedias jagamisest lõpetades kuulsate kõneisikutega.
- Tooda sisu regulaarselt ja järjepidevalt, selleks, et lugejatel tekiks pilt Sinu poolt kõnetavast teemast ja tekiksid seosed tema enda tegevusega.
Kasulikku lugemist
Tekst on koostatud Ideesahtel.ee materjalidele toetudes.
