Ühingus toimub töö/tegevused üldiselt kolmel tasandil – liikmed, juhatus, üldkoosolek.
Liikmed
Liikmed on ühingu kõige olulisemad nn. töömesilased kolmel põhjusel.
Esiteks, läbi liikmete ja koos nendega viiakse ellu ühingu põhikirjalisi tegevusi
Ühingu liikmed viivad ellu juhatuse poolt kokkulepitud tegevusi – see tähendab nende panus on oluline. Ei saa tekkida olukorda, kus liikmed küsivad, et miks juhatus neile midagi ei korralda. Liikmeks ei peaks võtma inimesi, kes tahavad ainult osaleda aga ei näe oma panust ühingu eesmärkide saavutamisesse. See võib tekitada olukorra, kus liikmed ei tule koosolekutele, ei arva midagi ehk tekib lause “Liikmed ei ole aktiivsed, ei taha midagi”. Aga selline olukord tekib, kui ühingusse kutsutakse liikmeid lausega – tulge, tulge meil on siin tore.
Teiseks, liikmed on üks oluline grupp, kes annavad sisendi uute tegevuste planeerimiseks
Oluline on liikmete kaasamine ühingu erinevatesse tegevustesse – tegevuste planeerimine, tegevuste läbiviimine ja kokkuvõtete tegemine vms. Liikmeid tuleb osata kaasata – kaasamine algab juba liikme avalduse täitmisega – oluline on, et liikmeid vastu võttes küsitakse, milline on tema panus ühingu tegevusse (vastav küsimus võiks olla ka avalduse blanketil). Oluline roll on info jagamisel ühingu sees – pigem rohkem, kui vähem. Kaasamise kohta loe rohkem siit.
Kolmandaks, iga liige on potentsiaalne ühingu reklaamiagent, st iga liige peab teadma, millega ühing tegeleb
Iga liige peab teadma, mis on ühingu eesmärgid ja samas mõistma, milline on tema roll antud eesmärkide saavutamisel. Ka iga vabatahtlik peaks oskama neile küsimustele vastata!
Hooli oma liikmetest, sest nemad viivad ellu ühingu tegevusi !
Veel olulist teadmist:
- Ühingul peab minimaalselt olema kaks liiget, kui liikmete arv väheneb alla kahe, tuleb alustada ühingu likvideerimist.
Ühingu juhatus võib olla minimaalselt üheliikmeline. Juhatuse liige võib aga ei pea olema ühingu liige. - Kui ühingus ongi ainult kaks liiget ja nad mõelemad on ka juhatuses, siis otsuste vormistamisel pöörake kindlasti tähelepanu sellele, kas tegemist on juhatuse või üldkoosoleku otsustega.
- Alaealised saavad üldjuhul luua MTÜ eestkostjate abil, aga ei saa ise olla ühingu juhatuses. Alaealised asutajad ei saa ka registreerida ühendust elektroonselt ettevõtjaportaalis. Vaata rohkem siit www.mtyabi.ee/nouanded/organisatsiooni-asutamine/mtu-asutamine/
- Oluline on mitte ajada sassi liikmeid ja sihtrühma, teenuse tarbijaid. Iga ühingu tegevusest osavõtja ei ole liige ja ei peagi olema. Näiteks MTÜ Tervislik toit teeb regulaarseid toidutunde – sealsed osavõtjad ei pea olema ühing liikmed, pigem on nad sihtrühm. Muidugi võivad nad saada liikmeks, kui neile on olulised ühingu eesmärgid ja nende nimel tegutsemine.
- Ühingu liikmete arv ei pea olema eesmärk! Olulisem on ühingu sisuline tegevus ja sihtrühm/teenuse tarbijate olemasolu.
Juhatus
Ühingu juhatus on tema nn. süda. Kui süda väsib ja ei jaksa, annab see tunda kogu ühingus. Ja uue südame leidmine võib olla raske, kuid mitte võimatu.
Hästi töötava juhatuse (südame) loomisel pea meeles viit põhimõtet.
Esiteks, mõtle läbi, milliseid vastutusalasid teie juhatuses võiks olla – näiteks tegevuskava ellu viimine, kommunikatsioon (sise/välis), raamatupidamine (finantsid/ressursid), projektide kirjutamine jne. Leidke need valdkonnad, mis teie ühingule olulised on ja just nii palju juhatuse liikmed on teil vaja. Juhatust kokku pannes leidke igale vastutusalale oma inimene. Juhatusse liikmeid otsides andke teada, millise valdkonna eest tema vastutama hakkaks või tahaks hakata. Juhatuse liikmega soovitame teha juhatuse liikme lepingu,kus on kirjas tema vastutusala. Juhatuse liikmele või tema töö eest ka palga maksta, kui nii on otsustanud üldkoosolek. Tasu ja muud hüved määratakse ära juhatse liikme lepinguga.
Ärge laske tekkida olukorda, kus juhatuse liikmed ei tea, millised on nende ülesanded veel hullem on kui kõik tegelevad näiteks tegevuste elluviimisega aga raamatupidamine jäetakse unarusse või vastupidi.
NB! Juhatuse liige ei pea olema MTÜ liige s.t. juhatuse liikme võib enda ühingusse tööle kutsuda. Näiteks käsitööliste seltsi liikmed on väga head kudujad aga finants ja turundus on neile võõras teema. Seega võivad nad otsutada (ja see on väga tark otsus), et pigem annavad nad kõik raha (nt liikmemaksu näol), et võtta tööle inimene, kes nende ühingus tegeleb finants, turundus jne. osaga. Ja maksavad talle selle eest palka nt. juhatuse liikme lepingu alusel.
Igale juhatuse liikmele oma ülesanne ja kõik on õnnelikud!
Teiseks, ärge laste tekkida olukorda, kus liikmed tulevad kurtma, et midagi ei toimu ja juhatus ei tee midagi. MTÜ ei ole loodud selleks, et kellegi elu huvitavaks muuta (kui see muidugi ei olegi teie MTÜ eesmärk). Juhatuse ülesanne on kaasata ühingu tegevustesse oma liikmeid ja panna liikmed ise tegutsema, et midagi toimuks, kusjuures igal liikmel on vastutus, et tegevused saaksid tehtud. Tegevused (arengukava) lepitakse muidugi koos juhatusega kokku.
Kolmandaks, juhatus lepib kokku, kui tihti kohtutakse ja kuidas toimub juhatuses otsustamine. Selle võib sisse kirjutada ka põhikirja, kui soovite.
Neljandaks, pidage meeles, et juhatuse liige peab oma tegevuses olema hoolas, ühingule lojaalne ning tegutsema heas usus. Kui juhatuse liikmed tekitavad oma kohustuste täitmata jätmisega ühingule kahju, siis vastutavad nad selle hüvitamise eest solidaarselt oma isikliku varaga. Solidaarne vastutus tähendab seda, et igaühelt neist võib nõuda kahju sisse täies ulatuses. Juhatuse liige võib vabaneda vastutusest, kui ta tõendab, et on oma kohustusi täitnud juhatuse liikmelt tavaliselt oodatava hoolsusega
Viiendaks, hoolitsege, et juhatus oleks üksmeelne, heas tujus. Väikesed vaidlused, erimeelsused käivad asja juurde ja neid tuleb osata kaasavalt lahendada. See kuidas juhatuses toimetate, paistab ka väljapoole – sellega loote kuvandi, kas töö juhatuses on huvitav, tore või siis saavad kõik aru, et juhatusse küll ei taha sattuda.
Veel olulist infot juhatuse kohustuste kohta. Juhatuse ülesanne on tegeleda ka:
- MTÜ liikmete arvestuse pidamisega (ehk on olemas MTÜ liikmete nimekiri)
- MTÜ raamatupidamisega vastavalt raamatupidamise seadusele
- MTÜ majandusaasta aruande koostamisega ja selle kinnitamisega üldkoosoleku poolt
- erinevate kordade kehtestamisega, kui see on vajalik (MTÜ asjaajamiskord, organisatsiooni dokumendiringluse kord ja skeemid, dokumendiplangid ja nende kasutamise kord, raamatupidamise kord)
Üldkoosolek
Üldkoosolek on koht, kus kohtuvad töömesilased ja ühingu süda. See on koht, kus vaieldakse, otsustatakse, pannakse paika, võetakse vastu kõiki puudutavaid otsuseid. Seega on see oluline tasand, et tulevikus koostöö laabuks ja ühiselt võetud eesmärgid saaksid täidetud.
Üldkoosolekut läbi viies pea silmas:
- Kui sa tahad, et kõik oleksid õnnelikud ja rahul mõtle hästi läbi, kuidas ühingu üldkoosolek läbi viia, et see ei muutuks musta pesu pesemise kohaks, mõne inimese monoloogiks. Austa kõiki oma liikmeid ja loo keskkond, kuhu tahetakse tulla ja oma arvamust avaldada.
- Koosta päevakava (st juhatus koostab), saada see tutvumiseks kõigile liikmetele (seadusest tulenev nõue). Kui vaja anna aega täiendavate küsimuste esitamiseks. Täienda, saada uuesti.
- Mõtle läbi koosoleku korralduslik pool – ruum, toit, lastehoid, kestvus jne.
- Koosoleku ajal taga, et kõik saavad avaldada oma arvamust ja hääletamine on seaduspärane.
- Peale koosolekut saada kõigile osalejatele ja ka liikmetele, keda kohal ei olnud koosoleku protokoll.
Vaata ka üldkoosoleku läbiviimisega seotud juriidilist poolt.
Korduma kippuvad küsimused sellel teemal
Kas MTÜ liikmete nimekiri on avalik ja seda võib koduleheküljel avaldada?
Mittetulundusühingu liikmete nimekiri on avalik sel juhul, kui nii on kokku lepitud. Kui liikmed mingil põhjusel nimekirja avalikustamist ei soovi, siis võiks selle küsimuse ka üldkoosolekul läbi arutada ja üheselt otsustada. Erakondade liikmete nimekiri on alati avalik.
Kas MTÜ lihtliikmel on õigus küsida ühingu pangakonto väljavõtet?
Seadus selle kohta midagi otseselt ei ütle. Mõnel ühendusel on põhikirjas, et liikmel on õigus juhatuselt saada seda ja teist teavet info mõtttes. Kas “see ja teine” sisaldab ka kontoväljavõtet, on rohkem töökultuuri ja avalikustamise küsimus. Kaudselt peaks liikmete kontrollisoovid olema rahuldatud revisjonikomisjoni kaudu, kellele tuleb juhatusel kõigele ligipääs võimaldada, ja teoorias võivad nemad ka liikmetele sealt edasi infot jagada.
Kui Te olete mures oma ühingu rahalise seisu või muude majandusnäitajate pärast, saate selle küsimuse tõstatada ühingu liikmete üldkoosolekul. Kui juhatusel midagi just varjata pole, on soovitu avalikustamine ainult juhatusele endale kasulik, võtab pinged maha. Kui aga on varjata, siis ei näita nad ka revidentidele midagi, ja lihtliige ei saa midagi teha põhimõtteliselt ilma kohtuta.
Kas ja kuidas on võimalik MTÜ liiget vabastada liikmemaksust, kui põhikirjas ei ole see reguleeritud?
Kui põhikirja kohaselt määrab liikmemaksu suuruse üldkoosolek, siis on liikmemaksust vabastuse otsuseid võimalik teha samuti üldkoosoleku poolt. Saate üldkoosolekul teha ka üldisema otsuse, nt anda juhatusele õiguse liikmemaksust vabastada (üldiselt peaks selleks olema liikme avaldus aluseks) või kehtestama reegli, et liikmed, kelle elukoht ei ole viimase aasta jooksul olnud Eestis, ei ole kohustatud tasuma liikmemaksu selle aasta eest vms.
Kuidas passiivseid ühingu liikmeid aktiviseerida?
Inimeste aktiviseerimine on pühendumist ja aega nõudev tegevus. Igal ühingul on ühine eesmärk ja väärtused, mida kantakse; tegevused, mida tehakse eesmärkide saavutamiseks. Inimesed soovivad tegutseda, kui nad saavad aru, mille pärast ja mille nimel tegevused käivad. Võibolla on teie ühingu liikmetele ebaselgeks jäänud, mis on teie ühine eesmärk. Kaasake oma ühingu liikmed ühingu tegevustesse. Kutsuge inimesed kokku ja küsige, milles näevad nemad teie ühingu eesmärki. Seejärel sõnastage ühiselt, mis väärtusi teie ühing kannab. Kui kõik saavad ühiselt aru, mis on eesmärk ja väärtused, siis saab edasi vaadata, mis tegevusi te eesolevalt perioodil näiteks järgneval aastal tegema hakkame ja kes nende tegevuste eest vastutab. Kui jõuate ühise eesmägi ja tegevusteni koos vastutajatega, siis hakake tegevusi ellu viima ja juhina tunnustage oma liikmeid nende tegude eest.
Enne liikmete aktiveerimist tasub selgeks teha, mis põhjusel konkreetne liige on passiivne ja kas ta vajab sel hetkel aktiveerimist. Näiteks võib liikmel olla töörohke periood, tal on väike laps vmt.
Soovitame lugeda EMSLi poolt välja antud raamatut “Kaasamine avalikus sektoris ja vabakonnas”, kust leiab peatüki “Kaasamine vabaühendustes ja kaasamise meetodid”.
Kui selgub, et ühist eesmärki pole või keegi ei taha vastutada, võib hakata mõtlema sellele, kas ühingut üldse enam vaja on.
