Архив обеспечивает сохранность истории объединения, дает возможности новым членам правления, в том числе исследователям и заинтересованным лицам легко получать информацию об управленческих решениях и характеризующих деятельность материалах. При создании архива рекомендуется следовать принципу уважения к изначальному порядку (принцип изначального порядка или principle of original order; Registraturprinzip), в соответствии с которым сохраняется порядок и система классификации архива, полученные им в ходе управления или деятельности составителя архива.
Когда записи ведутся в соответствии с этим принципом, они лучше всего отражают деятельность и характер организации.
С чего начать, если у ассоциации еще нет архива?
- Соберите все документы, находящиеся в домах, персональных компьютерах, информационных носителях членов правления или в офисе объединения.
- Например, разделите документы по категориям, приведенным в примере ниже. При необходимости могут быть добавлены подкатегории.
Образец: Категории документов
- Основные документы
1.1. Учреждение
1.2. Устав (+ редакции)
1.3. Участники (список, формы заявлений, заявления)
1.4. Регистр (заявления, решения) - Управление
2.1. Общее собрание (извещение о созыве, повестка дня, список участников, протокол)
2.2. Правление - Деятельность
3.1. Программа развития (объединения) (структурные документы)
3.2. Мероприятия, события (подумайте сами, что необходимо задокументировать)
3.3. Проекты - Финансы
4.1. Бюджеты
4.2. Бухгалтерские документы, предписания внутреннего распорядка, счета и т.д.
4.3. Договоры
4.4. Отчеты за финансовый год (отчет ревизионной комиссии) - При необходимости продолжите перечень…
- Создайте собственное руководство по архивированию: список документов с названиями документов, сроками хранения и обозначениями архивной папки/ящика (в примере ниже = функция).
- Рассортируйте находящиеся в категориях документы по годам. Упорядочьте.
- Организуйте документы
Обязательно проверьте оформление каждого отдельного бумажного документа, например дату, год, составителя, зачем и для кого документ был создан. Найдите и внесите в документ отсутствующие дату или важные данные, по рекомендации Национального архива мягким графитным карандашом в правом верхнем углу.
Распечатайте важные цифровые документы (особенно учитывая быстро и необратимо меняющиеся компьютерные устройства). Хороший вариант — флэшка, на которой можно сохранять документы в формате pdf.
- Назначьте члена правления, задачей которого в будущем будет архивирование.
- NB! Архивируйте документы прошлого года, которые не нужны ежедневно в новом году, сразу в следующем году.
В помощь будут…
- материалы, которые можно найти в инструкциях для учреждений, опубликованных на сайте Национального архива. Здесь вы можете прочитать об основных принципах архивирования, цифровом архивировании, терминах в виде словаря, дополнительных инструкциях.
- Подробная информация есть в Архивах некоммерческих объединений в Национальном архиве.
Подробнее о сроках хранения документов
Сроки хранения
Срок хранения документов устанавливается в соответствии с законодательством и исходя из практических потребностей компании. Наиболее часто используемые сроки хранения: 3 года, 5 лет, 7 лет, 10 лет, 55 лет и бессрочно. Сроки хранения не установлены ни Законом об архивах, ни Положением об архивах.
- Согласно § 12 Закона о бухгалтерском учете первичные бухгалтерские документы, бухгалтерские регистры, договоры, бухгалтерские отчеты и другие деловые документы, которые необходимы для понятного описания финансовых операций во время аудита, должны храниться лицом, ответственным за бухгалтерский учет, в течение семи лет с окончания финансового года. Вышеупомянутые документы и данные хранятся в машинно-обрабатываемом виде. Воспроизводимость хранимых документов и данных в письменной форме, удобочитаемость и подтвержденная ценность должны быть гарантированы в течение всего периода хранения. Документы и данные могут храниться в иной форме, в любое время допускающей письменное воспроизведение, если лицо, ответственное за бухгалтерский учет, не имеет возможности хранения документов и данных в машинно-обрабатываемом виде, а создание такой возможности требует от него несоразмерно больших затрат или усилий.
- Правила внутреннего бухгалтерского учета компании 7 лет после его изменения или замены.
- Документы, относящиеся к долгосрочному обязательству или праву 7 лет после истечения срока действия.
- Согласно § 5 Закона о трудовом договоре работодатель сохраняет трудовой договор в течение десяти лет после расторжения трудового договора.
NB! Трудовые договоры, расторгнутые до 07.01.2001, и удостоверения личности уволившихся работников хранятся в течение 75 лет; трудовые договоры, расторгнутые в период 01.01.2001 – 01.07.2009, удостоверения личности работников и невостребованные трудовые книжки хранятся 50 лет. - Согласно Закону о гигиене и безопасности труда, ч. 1 §13 анализ рисков рабочей среды, согласно ч. 5 §24 данные о несчастных случаях на производстве и профессиональных заболеваниях должны храниться в течение 55 лет.
- Закон о защите персональных данных, согласно которому не нужные для достижения целей персональные данные должны быть безотлагательно удалены или закрыты.
- персональные данные, необходимые для достижения целей, должны быть правильными и актуальными
- неполные и неверные персональные данные должны быть закрыты и безотлагательно должны быть предприняты необходимые меры для их заполнения и исправления
- хранить неверные данные с пометкой о времени их использования вместе с правильными данными (в частности, это касается списков участников некоммерческого объединения и причастных к нему).
Уничтожение документов
Файлы, срок хранения которых истек и использовать которые больше не нужно, могут быть уничтожены объединением.
Узнайте, какие файлы подлежат уничтожению, исходя из сроков их хранения, указанных в перечне документов. Их можно измельчить, пропустить через шредер, сжечь, либо заказать услугу уничтожения в соответствующих фирмах.
Имейте в виду, что уничтожается информация, а не только носитель: выбросить в мусорное ведро — не значит уничтожить.
Составьте акт об уничтожении, в который нужно внести как минимум следующую информацию: названия, количество и даты уничтожаемых документов, имя и должность уничтожающего их лица (название фирмы, регистрационный номер и т. д.). На основании актов об уничтожении объединение впоследствии может узнать, какие документы были уничтожены, сколько их было и кто проводил процедуру.
В соответствии с Законом о бухгалтерском учете некоммерческие объединения и фонды обязаны вести бухгалтерский учет. Товарищества обязаны вести бухгалтерский учет только в том случае, если товарищество несет налоговые обязательства, например, в связи с оплатой труда работника. Правление некоммерческого объединения отвечает за организацию бухгалтерского учета.
При организации бухгалтерского учета необходимо иметь в виду следующее:
- придерживайтесь финансовокго стандарта Эстонии
- документируйте операции;
- фиксируйте операции в бухгалтерских регистрах;
- своевременно готовьте и сдавайте отчет за финансовый год;
- храните бухгалтерские документы не менее семи лет (для проектов соблюдай срок хранения документов в договоре).
