В объединении работа/деятельность обычно осуществляется на трех уровнях: члены, правление, общее собрание.
Члены
Члены являются самыми важными в объединении, так называемыми рабочими пчелками, по трем причинам.
Во-первых, через членов и вместе с ними осуществляется уставная деятельность объединения
Члены объединения осуществляют деятельность, согласованную правлением — это означает, что их вклад важен. Не должно возникать ситуации, когда члены спрашивают, почему правление ничего для них не организует. Не стоит принимать в члены людей, которые хотят только участвовать, но не видят возможности своего вклада в достижение целей объединения. Это может создать ситуацию, когда члены не приходят на собрания, ни о чем не думают, и возникает претензия: «Члены организации не активны, ничего не хотят». Но такая ситуация возникает, когда члены приглашаются в объединение фразой: «Приходите, приходите, у нас тут замечательно».
Во-вторых, члены являются важной группой, которая вносит свой вклад в планирование новых действий.
Важно привлекать членов к различным видам деятельности объединения: планированию и осуществлению деятельности, подведению итогов и т. д. Нужно знать, как вовлекать членов — вовлечение начинается уже с заполнения заявления на членство. Важно, чтобы при приеме потенциальных членов спрашивали, каков будет их вклад в деятельность объединения (соответствующий вопрос также может быть в самой форме заявления). Обмен информацией играет важную роль внутри объединения — скорее больше, чем меньше. Больше о вовлечении см. здесь.
В-третьих, каждый член является потенциальным рекламным агентом объединения, то есть каждый член организации должен знать, чем занимается объединение.
Каждый член должен знать, каковы цели объединения, и в то же время понимать, какова его роль в достижении данных целей. Каждый волонтер также должен уметь ответить на эти вопросы!
Позаботьтесь о своих членах организации, потому что именно они осуществляют деятельность объединения!
Также важно знать:
- Объединение должно состоять не менее чем из двух членов, если количество членов меньше двух, необходимо начать ликвидацию объединения.
Правление объединения может состоять минимум из одного члена. Член правления может не быть членом объединения. - Если в объединении всего два члена и оба они также входят в правление, то при оформлении решений обязательно обратите внимание на то, являются ли они решениями правления или общего собрания.
- Несовершеннолетние, как правило, могут создать некоммерческое объединение с помощью опекунов, но не могут сами входить в правление объединения. Несовершеннолетние учредители также не могут электронно зарегистрировать объединение на предпринимательском портале. Подробнее см. здесь www.mtyabi.ee/ru/nouanded/organisatsiooni-asutamine/mittetulundusuhingu-asutamine/
- Важно не путать членов организации и целевую группу, потребителей услуги. Каждый участник деятельности объединения не является его членом и не обязан им быть. Например, некоммерческое объединение Tervislik toit регулярно проводит уроки кулинарии — участники уроков не обязательно должны быть членами объединения, скорее они являются целевой группой. Конечно, они могут стать членами, если для них важны цели объединения и деятельность по их достижению.
- Количество членов объединения не должно быть целью! Важнее деятельность объединения по существу и наличие целевой группы/потребителей услуги.
Правление
Правление объединения — это его так называемое сердце. Когда сердце устает и не выдерживает, это ощущает все объединение. И найти новое сердце может быть сложно, но не невозможно.
Создавая хорошо работающее правление (сердце), нужно иметь в виду пять основных принципов.
Во-первых, подумайте, какие обязанности могут быть у вашего правления — например, выполнение плана деятельности, коммуникации (внутренние/внешние), бухгалтерский учет (финансы/ресурсы), написание проектов и т. д. Найдите области, которые важны для вашего объединения, и именно столько членов правления вам и нужно. Формируя правление, найдите своего человека для каждой зоны ответственности. При поиске членов правления дайте знать, за какую область они будут отвечать или хотели бы отвечать. Мы рекомендуем подписать с членом правления договор, в котором указывается зона его ответственности. Члену правления или за его работу выплачивается заработная плата, если так было решено на общем собрании. Размер оплаты и иных льгот указывается в договоре с членом правления.
Не допускайте возникновения ситуации, когда члены правления не знают своих задач. Еще хуже, если все занимаются, например, исполнительной деятельностью, а бухгалтерией пренебрегают или наоборот.
NB! Член правления не обязательно должен быть членом некоммерческого объединения, то есть члена правления можно пригласить на работу в свое объединение. Например, члены общества ремесленников очень хорошо вяжут, но финансы и маркетинг им не знакомы. Поэтому они могут решить (и это очень разумное решение), что лучше они отдадут все деньги (например, в виде членских взносов), чтобы нанять человека, который в их объединении займется вопросами финансов, маркетинга и т. д. И платят ему за это зарплату, например, на основании договора члена правления.
У каждого члена правления есть своя задача, и все довольны!
Во-вторых, не допускайте возникновения ситуации, когда члены приходят с жалобами на то, что ничего не происходит, и правление ничего не делает. Некоммерческое объединение не создается для того, чтобы сделать чью-то жизнь интереснее (если, конечно, это не является целью вашего объединения). Задача правления состоит в том, чтобы вовлечь своих участников в деятельность объединения и заставить самих участников действовать так, чтобы что-то происходило. При этом каждый член несет ответственность за то, чтобы все было сделано. Действия (план развития), конечно же, согласовываются с правлением.
В-третьих, правление договаривается о том, как часто оно собирается и как происходит принятие решений в правлении. При желании это также можно прописать в уставе.
В-четвертых, помните, что член правления должен быть усердным в своей деятельности, лояльным к объединению и должен действовать добросовестно. Если члены правления неисполнением своих обязанностей причиняют ущерб ассоциации, они несут ответственность за возмещение ущерба солидарно со своим личным имуществом. Солидарная ответственность означает, что каждый из них может возместить ущерб в полном объеме. Член правления может быть освобожден от ответственности, если докажет, что исполнял свои обязанности с обычно ожидаемым от члена правления прилежанием.
В-пятых, убедитесь, что правление единодушно и находится в хорошем настроении. Мелкие споры и разногласия в порядке вещей и их нужно уметь положительно урегулировать. То, как вы работаете в правлении, видно со стороны — этим вы создаете представление, что работа в правлении интересна и приятна, или же все поймут, что не хотят попасть в правление.
Прочая важная информация об обязанностях правления. Задача правления также заниматься:
- ведением учета членов некоммерческого объединения (то есть имеется список членов объединения);
- бухгалтерией некоммерческого объединения в соответствии с законом о бухгалтерии;
- составлением отчета некоммерческого объединения за финансовый год и его заверением на общем собрании;
- путем установления различных порядков, если это необходимо (порядок делопроизводства некоммерческого объединения, порядок и схемы документооборота организации, формы документов и порядок их использования, порядок ведения бухгалтерского учета).
Общее собрание
Общее собрание — это место встречи всех членов организации, это высший орган управления объединения. Это место, где все решения обсуждаются, утверждаются, принимаются. Поэтому это важная ступень для того, чтобы в будущем сотрудничество развивалось, и достигались совместно принятые цели.
При проведении общего собрания нужно учитывать следующее.
- Если вы хотите, чтобы все были счастливы и довольны, хорошо продумайте, как провести общее собрание объединения так, чтобы оно не стало местом «перетряхивания грязного белья» или монологом какого-нибудь человека. Уважайте всех своих членов и создавайте атмосферу, куда захотят прийти и высказать свое мнение.
- Подготовьте повестку дня (ее готовит правление), разошлите ее всем членам для ознакомления (требование закона). При необходимости оставьте время для дополнительных вопросов. Заполните, отправьте повторно.
- Подумайте об организационной стороне встречи — пространстве, еде, присмотром за детьми, продолжительности и т. д.
- Во время собрания убедитесь, что каждый может выразить свое мнение, и что голосование соответствует закону.
- После собрания разошлите протокол собрания всем участвовавшим, а также участникам, которые не присутствовали.
См. также юридические вопросы, связанные с проведением собрания.
- Мотивация работников и добровольцев в НКО (на эстонском языке)
- Пример договора с членом правления (на эстонском языке)
Часто повторяющиеся вопросы на данную тему
Kas MTÜ liikmete nimekiri on avalik ja seda võib koduleheküljel avaldada?
Mittetulundusühingu liikmete nimekiri on avalik sel juhul, kui nii on kokku lepitud. Kui liikmed mingil põhjusel nimekirja avalikustamist ei soovi, siis võiks selle küsimuse ka üldkoosolekul läbi arutada ja üheselt otsustada. Erakondade liikmete nimekiri on alati avalik.
Kas MTÜ lihtliikmel on õigus küsida ühingu pangakonto väljavõtet?
Seadus selle kohta midagi otseselt ei ütle. Mõnel ühendusel on põhikirjas, et liikmel on õigus juhatuselt saada seda ja teist teavet info mõtttes. Kas «see ja teine» sisaldab ka kontoväljavõtet, on rohkem töökultuuri ja avalikustamise küsimus. Kaudselt peaks liikmete kontrollisoovid olema rahuldatud revisjonikomisjoni kaudu, kellele tuleb juhatusel kõigele ligipääs võimaldada, ja teoorias võivad nemad ka liikmetele sealt edasi infot jagada.
Kui Te olete mures oma ühingu rahalise seisu või muude majandusnäitajate pärast, saate selle küsimuse tõstatada ühingu liikmete üldkoosolekul. Kui juhatusel midagi just varjata pole, on soovitu avalikustamine ainult juhatusele endale kasulik, võtab pinged maha. Kui aga on varjata, siis ei näita nad ka revidentidele midagi, ja lihtliige ei saa midagi teha põhimõtteliselt ilma kohtuta.
Kas ja kuidas on võimalik MTÜ liiget vabastada liikmemaksust, kui põhikirjas ei ole see reguleeritud?
Kui põhikirja kohaselt määrab liikmemaksu suuruse üldkoosolek, siis on liikmemaksust vabastuse otsuseid võimalik teha samuti üldkoosoleku poolt. Saate üldkoosolekul teha ka üldisema otsuse, nt anda juhatusele õiguse liikmemaksust vabastada (üldiselt peaks selleks olema liikme avaldus aluseks) või kehtestama reegli, et liikmed, kelle elukoht ei ole viimase aasta jooksul olnud Eestis, ei ole kohustatud tasuma liikmemaksu selle aasta eest vms.
Kuidas passiivseid ühingu liikmeid aktiviseerida?
Inimeste aktiviseerimine on pühendumist ja aega nõudev tegevus. Igal ühingul on ühine eesmärk ja väärtused, mida kantakse; tegevused, mida tehakse eesmärkide saavutamiseks. Inimesed soovivad tegutseda, kui nad saavad aru, mille pärast ja mille nimel tegevused käivad. Võibolla on teie ühingu liikmetele ebaselgeks jäänud, mis on teie ühine eesmärk. Kaasake oma ühingu liikmed ühingu tegevustesse. Kutsuge inimesed kokku ja küsige, milles näevad nemad teie ühingu eesmärki. Seejärel sõnastage ühiselt, mis väärtusi teie ühing kannab. Kui kõik saavad ühiselt aru, mis on eesmärk ja väärtused, siis saab edasi vaadata, mis tegevusi te eesolevalt perioodil näiteks järgneval aastal tegema hakkame ja kes nende tegevuste eest vastutab. Kui jõuate ühise eesmägi ja tegevusteni koos vastutajatega, siis hakake tegevusi ellu viima ja juhina tunnustage oma liikmeid nende tegude eest.
Enne liikmete aktiveerimist tasub selgeks teha, mis põhjusel konkreetne liige on passiivne ja kas ta vajab sel hetkel aktiveerimist. Näiteks võib liikmel olla töörohke periood, tal on väike laps vmt.
Soovitame lugeda EMSLi poolt välja antud raamatut «Kaasamine avalikus sektoris ja vabakonnas», kust leiab peatüki «Kaasamine vabaühendustes ja kaasamise meetodid».
Kui selgub, et ühist eesmärki pole või keegi ei taha vastutada, võib hakata mõtlema sellele, kas ühingut üldse enam vaja on.
